נוהל וכללים בינלאומיים לשירות אורחים רמי מעלה במסגרת של אירועים רשמיים ובלתי רשמיים
פרוטוקול אירועים מיועד למרכזי ומארגני אירועי יוקרה, פורמליים ובלתי פורמליים עם מוזמנים רמי דרג. הפרוטוקול, המבוסס על קוד שפת העסקים הבינלאומית (IBL Code), הוא הכלי שמאפשר למארגני אירועים לפעול עפ"י כללים ונוהגים המצופים באירוח VIP – בכירים, דיפלומטים, בעלי הון, סלבריטאים ואחרים בפלח העליון.
הטמעת הפרוטוקול בקרב מנהלי וצוות האירועים – מקבלי פנים, צוותי שירות, הגשה ומטבח – תורמת למצויינות אישית ומבטיחה יישום סטנדרטים גבוהים במיוחד של אירוח יוקרתי, עפ"י קוד שפת העסקים הבינלאומית.
פרוטוקול האירועים מצייד את הצוות בידע ובתובנות שמסייעים להתנהלות אופטימלית במגוון המצבים המוכרים והמפתיעים מול מוזמנים, בדגש על אורחים רמי מעלה.
בעידן בו כל עניין פעוט יכול להפוך בזמן אמת לדיון נוקב ברשתות חברתיות, לניואנסים של ההתנהגות יש השפעה גדולה, אם לא מכרעת, על תחושת שביעות הרצון של האורח, וכפועל יוצא גם על תדמית האיכות והיוקרה של האירוע ומנהל האירוע. החשיפה של מארגני אירועי יוקרה ל"סיכוני נוהל" היא כיום עצומה, בהשוואה לעבר הלא רחוק. מה שאומר שהחשיפה "לטעויות" התעצמה בהתאם.
איך יוצרים מודעות אינסטינקטיבית להזדמנויות ולסיכוני שירות ואירוח?
הנחת העבודה ביישום פרוטוקול אירועים היא, שכל הצוות מחוייב להצלחת האירוע ולתדמיתו של מרכז האירועים ומארגן האירוע. אלא שאירוח VIP – הן באירועים רשמיים וטקסיים והן באירועים בלתי פורמליים – מציבה את המחוייבות הנורמלית בפני אתגרים חריגים ויוצאי דופן. כל פעולה שגרתית של מלצר, סומלייה ומארח מתנהלת לעתים "בשדה מוקשים" המשתנה מאירוע לאירוע עפ"י אופיו, הרכב המוזמנים והיחסים ביניהם. אירוע VIP מהווה סביבה לחוצה ותובענית במיוחד.
באירועים ממלכתיים וייצוגיים, המלווים לעתים בנוכחות תקשורתית, יש חשיבות גבוהה לשליטה של צוות האירוע בכללי הטקס לפרטיהם, תוך התאמה לכללים בינלאומיים שונים. אירוע עשוי להיות מפגש של תרבויות וצוות האירוע נדרש להתמצא בהן.
בתהליך הטמעה של פרוטוקול אירועים העובד רוכש ידע שימושי תוך המחשה בדוגמאות (הרצאות) או בסימלציות (סדנאות) שמאפשר לו לקרוא במהירות את הסיטואציות השונות ולהפעיל קודים התנהגותיים בינלאומיים. הפרוטוקול מעניק את התשתית ממנה יכול העובד לפתח מודעות אינסטינקטיבית, להיות מוכן לדרישות הגבוהות ביותר.
TLL Hospitality מביאה את פרוטוקול האירועים הבינלאומי אליך
תהליך ההטמעה של פרוטוקול אירועים יכול לכלול את כל צוות האירוע או בודדים נבחרים, עפ"י צרכי האירוע ונקודות חוזק ותורפה של מארגן האירוע במגע עם האורחים, בהשוואה לרמת הציפיות ולמתחרים הישירים.
הפרוטוקול מקיף את כל מגוון התחומים ואת כל היבטי השירות והאירוח, כאשר התכנים והידע מותאמים לתהליך הייחודי של כל מארן אירועים ולכל סוג אירוע.